Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna w Nowym Dworze Mazowieckim

REGULAMIN WYNAJMU/UŻYCZENIA POMIESZCZEŃ

w Miejskiej i Powiatowej Bibliotece Publicznej w Nowym Dworze Mazowieckim

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o Wynajmującym oznacza to Miejską i Powiatową Bibliotekę Publiczną w Nowym Dworze Mazowieckim, a Najemcy – podmiot, któremu wynajmowane jest pomieszczenie.

§ 1

Zasady wynajmu

1. Niniejszy Regulamin określa zasady wynajmu/użyczenia pomieszczeń w budynku administrowanym przez Miejską i Powiatową Bibliotekę Publiczną w Nowym Dworze Mazowieckim:

• sala konferencyjna (40 m²), Nowy Dwór Mazowiecki, ul. I.J. Paderewskiego 22
• sala warsztatowa (24 m²), Nowy Dwór Mazowiecki, ul. I.J. Paderewskiego 22
• inne pomieszczenia wg indywidualnych uzgodnień.

1. Rezerwacja sali dokonywana jest przez Najemcę za pomocą WNIOSKU O WYNAJEM/UŻYCZENIE stanowiącego Zał. Nr 2 do niniejszego Regulaminu, dostępnego na stronie Internetowej Wynajmującego: www.biblioteka.nowydwormaz.pl na co najmniej 5 dni przed Wydarzeniem.
2. Wypełniony formularz należy przesłać drogą mailową na adres: biblioteka@nowydwormaz.pl lub dostarczyć na adres: Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna w Nowym Dworze Mazowieckim, ul. I.J. Paderewskiego 22, 05-100 Nowy Dwór Mazowiecki.
3. Wniosek o wynajem/użyczenie (Zał. Nr 2) musi być podpisany przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Najemcy.

1. Sala konferencyjna dostępna jest w godzinach pracy Biblioteki.
2. Biblioteka nie wynajmuje sal na przyjęcia okolicznościowe (typu: urodziny, komunie, chrzty, itp.).
3. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji sali możliwe jest na 5 dni roboczych przed planowaną datą wynajmu drogą mailową biblioteka@nowydwormaz.pl lub telefoniczną 22 775 23 11.
4. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż wskazany w pkt. 7 Wynajmujący obciąży Najemcę 20% kosztów wynajmu sali.
5. Brak anulowania rezerwacji z jednoczesnym brakiem realizacji najmu pomieszczenia skutkuje naliczeniem opłaty w 100% wyliczonej wartości na podstawie złożonego WNIOSKU O WYNAJEM/UŻYCZENIE (Zał. Nr 2).
6. Wynajmujący poinformuje Najemcę o pozytywnym bądź odmownym rozpatrzeniu złożonego formularza o wynajem sali konferencyjnej w ciągu 2 dni roboczych od jego wpłynięcia do Wynajmującego.

1. We wszystkich pomieszczeniach Biblioteki obowiązuje całkowity zakaz palenia oraz podawania i spożywania napojów alkoholowych.
2. Wynajmujący nie odpowiada za rzeczy pozostawiane przez Najemcę na terenie budynku oraz w wynajmowanych salach.
3. Najemca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w budynku Biblioteki.

§ 2

Opłaty

1. Cennik opłat za wynajem sali oraz czas jego obowiązywania zawarte są w  Zał. Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Opłata za wynajem sali naliczana jest zgodnie z nadesłanym przez Najemcę wypełnionym formularzem niezależnie od tego, czy rzeczywiście w pełni ten czas został wykorzystany.
3. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z przedmiotu najmu poza terminy podane w formularzu Wynajmujący naliczy opłatę za każde rozpoczęte dodatkowe 15 minut najmu według cennika jak za 1 godz. najmu.
4. Ustaloną we wniosku kwotę należy wpłacić przelewem na konto wskazane na rachunku lub gotówką i z dowodem wpłaty zgłosić się do Wynajmującego najpóźniej w dniu Wydarzenia. Warunkiem korzystania z sali jest uiszczenie opłaty za jej wynajem.
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwa jest negocjacja  wymienionych opłat w zał. Nr 1.  Ostateczna decyzja, co do ewentualnej zmiany wysokości opłaty za wynajem sali konferencyjnej należy do Dyrektora Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Nowym Dworze Mazowieckim.
6. Wynajem sal przez nowodworskie organizacje non-profit prowadzące działalność edukacyjną i kulturalną z wyłączeniem organizacji i partii politycznych oraz związków wyznaniowych, odbywa się na podstawie indywidualnych porozumień.
7. Do nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń Biblioteki uprawnione są: Urząd Miasta w Nowym Dworze Maz. i jednostki organizacyjne gminy.

§ 3

Usługi dodatkowe

1. Wynajmujący może udostępnić do dyspozycji Najemcy naczynia i zastawę do organizacji przerwy kawowej oraz sprzęt nagłaśniający wg cennika.
2. Najemca może nieodpłatnie korzystać z toalet.

§ 4

Obowiązki Najemcy i uczestników spotkania

1.    Najemca zobowiązany jest do:

1. potwierdzenia otrzymania wiadomości o pozytywnym lub odmownym rozpatrzeniu złożonego WNIOSKU O WYJAJEM/UŻYCZENIE sali konferencyjnej w formie elektronicznej lub pisemnie,
2. używania sali konferencyjnej oraz innych pomieszczeń w sposób zgodny z ich przeznaczeniem,
3. utrzymania porządku i czystości w trakcie trwania spotkania,
4. usunięcia wszystkich materiałów szkoleniowych, promocyjno – informacyjnych i im podobnych po zakończeniu spotkania,
5. wyegzekwowania od firmy cateringowej sprzątania po zakończeniu cateringu.

1. Obowiązuje zakaz przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian.
2. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu sali można korzystać tylko na terenie sali.
3. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z wynajmem pomieszczeń ponosi Najemca.
4. Najemca ponosi odpowiedzialność wobec Wynajmującego za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej sali, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia sali. Za szkody związane z  działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe na rzecz Najemcy, Najemca odpowiada jak za własne działania.
5. W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego użytkowania wynajętej sali Wynajmujący sporządzi dokumentację uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw oraz dokona napraw, zaś Najemca pokryje w całości koszty usunięcia uszkodzeń w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej. 
6. Organizowane przez Najemcę formy działalności nie mogą utrudniać wykonywania statutowych zadań Biblioteki i kolidować z ogólnie przyjętymi zasadami etyki lub powodować negatywnych skutków dla wizerunku Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Nowym Dworze Mazowieckim.
7. Zabronione jest podnajmowanie sal przez Najemcę innym podmiotom.

§ 5

Przepisy końcowe

1. Wynajmujący ma prawo odmówić najmu sali bez podania przyczyn.
2. Wszelkie sytuacje nieopisane w niniejszym Regulaminie będą rozpatrywane indywidualnie przez Dyrektora Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Nowym Dworze Mazowieckim.
3. Zatwierdzony WNIOSEK O WYNAJEM/UŻYCZENIE (Zał. Nr 2) stanowi postawę wystawienia rachunku dla Najemcy oraz dochodzenia roszczeń (§ 4, pkt 5)  z tyt. szkód i strat powstałych w związku z wynajmowaniem pomieszczeń.